Le Centre Hospitalier Compiègne-Noyon utilise depuis peu un centre d’impression pour l’édition et l’envoi de ses comptes rendus et convocations. 5300 courriers ont ainsi été envoyés en trois mois par deux services pilotes. Depuis début novembre, les services Pneumologie et Onco-Hématologie passent par un centre d’impression pour l’édition, la mise sous pli, l’affranchissement et l’expédition des courriers de confirmation de rendez-vous et les comptes rendus médicaux. Sur les 5300 documents envoyés à ce jour, la moitié est destinée aux médecins de ville (comptes rendus médicaux), l’autre aux patients (convocations et comptes rendus).
Ce nouveau mode de fonctionnement assure ainsi une plus grande information auprès des médecins et des patients : les secrétaires se consacrent davantage à la frappe des comptes rendus qu’à la réalisation de tâches annexes (édition, mise sous pli…). Le temps d’attente d’envoi des comptes rendus est de ce fait considérablement réduit, permettant une meilleure prise en charge des patients.
Le principe de fonctionnement est simple : - Tout au long de la journée, les secrétariats envoient leurs impressions via une imprimante virtuelle. - Un logiciel contrôle alors la validité du document et l’adresse du destinataire. En cas de nonconformité, il est rejeté et la secrétaire informée. - Chaque soir, à 20h, un programme finit le traitement de ce flux. - Le lendemain, le courrier est déposé à la Poste. - Le Centre Hospitalier est informé en cas d’erreur d’adresse.
En plus d’offrir une plus grande traçabilité des envois via une plateforme, une sécurité optimale des flux (normes de sécurité utilisées dans le secteur bancaire) et une harmonisation des modèles documentaires, ce nouveau mode de fonctionnement intègre également les dimensions de rationalisation et de dématérialisation complémentaire au déploiement via la messagerie sécurisée MSSanté.
Enfin, ce projet qui fait aujourd’hui l’unanimité auprès des professionnels de soins concernés s’inscrit pleinement dans le plan de performance 2014-2016 du Centre Hospitalier Compiègne-Noyon et contribue à l’amélioration des coûts de fonctionnement. Il pourrait être déployé prochainement dans les autres services.
